2 övningar för att skapa förståelse för varför man ska jobba Agilt och med Lean ux @ uxopen 2015

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

I dag har jag varit på UX Open tillsammans med ca 300 andra UXare. Vi har diskuterat och delat med oss av erfarenheter. Det har varit givande och roligt.

Kul häng på UX open :)

Kul häng på UX open 🙂

Den här posten handlar om den workshop som jag och Anette Lovas från Expressen höll med 30 nyfikna personer. Vi gjorde två olika övningar som bygger på metodiken upplevelsebaserat lärande, och syftet var att skapa en förståelse för varför vi behöver arbeta Agilt och med Lean UX. Vi gör övningar för att simulera en situation och möjliggöra en upplevelse som vi sedan diskuterar ikring. Dessa två övningar var Sommarängen, och en övning som vi kallar “Simple, Complicated and Complex”. Här beskriver jag hur dessa övningar fungerar och varför du ska göra dom. Gör det gärna med kunder, utvecklingsteam, ledningsgrupper och chefer, på utbildningar, möten eller workshops. Jag har lånat övningarna av mina Crispkollegor som har kommit på dom.

Övningen Sommarängen tar ca 10 minuter att göra, den visar på skillnaden mellan att ge ett team en exakt beställning, hur du sällan får vad du hade önskat. Mot att ge teamet en vision med ett fåtal riktlinjer, då uppstår en helhet som ofta fungerar mycket bättre eftersom teamen själva kan fatta bra beslut efter som. Det är en enkel och snabb övning att göra för att skapa förståelse för Lean UX och ett agilt och adaptivt arbetssätt.

Övningen “Simple, Complicated and Complex, är en lite mer komplicerad övning som tar ca 20 – 30 min och som effektivt belyser skillnaden mellan att agera i olika typer av organisationer och projekt. I ett “Simple” projekt eller organisation så kan man lätt planera i förväg vad som behöver göras och vad slutprodukten ska vara, man vet att det inte finns så mycket som kan gå fel. I en “Complicated” verksamhet eller projekt så kan man med strategi och analys planera vad slutresultatet ska vara och hur man ska nå dit, man kan ganska lätt titta på tidigare projekt som var ungefär lika dant och göra en plan och ganska lätt hålla sig till den. I en “Complex” miljö så kan man inte planera, analysera, eller i förväg bestämma vad slutresultatet ska vara – för då finns det en väldigt stor risk att det fel. När vi jobbar med mjukvara och digitala tjänster och produkter så är vi ofta i “Complex”, därför behöver vi använda tex Lean UX och Agile för att hela tiden anpassa oss och gemensamt ta reda på vad vi ska göra. Jag jämförde även “Complex” med en bilresa, om du ska åka till tex Malmö, hur lyckad tror du resan skulle vara om du i förväg skulle planera exakt allt du skulle göra hela vägen, varenda hastighet, sväng och stop, och sedan exekvera på det. Tror du att din plan skulle hålla hela vägen?

Här är materialet du behöver för att du ska kunna göra dessa övningar själv:

Övningen: Sommarängen

ca 10 min

Skriv ut de två olika övningarna på varsitt papper, varje lag ska ha en lapp var. Lägg ut pennor till varje grupp i olika färger. Dela upp alla i grupper, ca 3-5 är lagom per grupp. Lägg ut ett varsitt tomt A3 och färgpennor i olika färger till varje grupp. Instruera grupperna innan.

I  den här övningen är det jätteviktigt att dom förstår hur dom ska göra, annars kan poängen försvinna. Det är också viktigt att det är kort om tid, annars blir resultatet inte tydligt nog.

Dom ska få 30 sekunder för att läsa igenom uppdraget och gemensam lite tyst planera vad dom ska göra.

Dom får 30 sekunder att genomföra uppdraget. Då måste dom vara TYSTA.

Två olika team på varje bord brukar vara bra, de flesta uppfattar det som en tävling och det blir ofta ganska bra energi i rummet.

Se till att dom inte visar den andra gruppen sitt uppdrag. Det är ofta svårt för dom som har den komplicerade specen. Dela ut samma övning till båda teamen, upp och ned. Om det är en stor grupp med många team så är det lättare att ge dom samma uppdrag per bord, annars kan du blanda.

Efter övningen:

Be teamen lägga ut sina konstverk på golvet. Ser ni vad det här handlade om?

Fråga alla: Vad var det som hände?

Fråga alla: Hur kan man koppla det här till det vi jobbar med?

Ungefärliga diskussionspunkter:

  • Om man har en gemensam vision så kan teamet själva fatta bra designbeslut.
  • Enbart bra specifikation skapar inga bra produkter.
  • Vi får sällan det vi beställer om vi bara specar.
  • Ett krav har en livscykel, vision, syfte, mål, detaljer.
  • I vilka projekt eller organisationer skulle det kanske fungera med enbart specifika krav och en bestämd plan?
  • Om vi jobbar med Lean UX så jobbar vi iterativt och inkrementellt, minskar risken att göra fel saker på fel sätt. Vi sparar pengar och levererar snabbare något som funkar.

Uppdrag till det ena teamet
Create a beautiful summer meadow with:

10 blue flowers with 5 petal (kronblad) each

5 blue flowers with 6 petal (kronblad) each

13 red flowers, all with 6 petal (kronblad) each

2 cows with 3 black spots

1 cow with 5 black spots

2 cows with 4 black spots

2 birds up in the left corner

17 straws of grass

3 birds in the middle

1 sun to the right with 5 beams

Uppdrag till det andra teamet
Create a beautiful summer meadow with:

Paint a beautiful summer meadow with blue and red flowers in green grass, some cows and birds, and a bright sun.

 

Övning: Simple, Complicated & Complex

Gruppen använder projektledare för "Simple". Det kan bara bli värre ;-)

Gruppen använder projektledare för “Simple”. Det kan bara bli värre 😉

Tid: 20 – 30  min

1. Ställ er i ordning så att ni har de som är längre och kortare bredvid er.

Detta klarar alla ganska lätt, är det många tar det längre tid. I bland använder dom en projektledare som ger direktiv, då kan ni prata om det.

Efteråt så ställer du  frågan till gruppen: Var det svårt?

Rita en axel på tavlan och kryssa ut på ett ungefär hur svårt dom tyckte att det var.

Ni kan prata om varför detta var lätt, annars spara det till slutet och prata om alla tre övningarna.

Ungefärlig poäng: Här kunde ni snabbt fatta beslut utifrån vad ni såg. Ingen reseach eller strategi behövdes, det var lätt att planera. Ni kunde ha en projektledare som pekade och talade om för er vad ni skulle göra.

2. Lägg till ålder, så att ni står i åldersordning, OCKSÅ!

Här brukar någon i gruppen komma på att dom behöver göra detta i ytterligare en dimension. Om alla inte förstår eller hör det, lyft det för gruppen.

Efteråt så ställer du  frågan till gruppen: Var det svårt?

Sätt ut ett kryss på samma axel ungefär hur svårt dom tyckte att det var.

Ni kan prata om varför detta var lätt, annars spara det till slutet och prata om alla tre övningarna.

Ungefärlig poäng: Här var ni tvungna att fråga varandra om ålder, det var inte lika lätt. Ni hade även längden att ta hänsyn till. Det behövde research, analyseras och planeras. Här var det svårt att projektleda.

3. Sprid ut er i rummet, behåll relationerna i övrigt. Gör en beräkning för er själva på hur många steg ni tror att det behövs för att ta sig till den som står längst ifrån er.

Om det är en liten grupp, 4-7 personer, så be dom beräkna hur dom ska gå till 2 personer, annars en.

Visa dom vilken typ av steg, en fot efter en annan.

Be dom säga sin/sina beräkningar högt till alla när dom har beräknat klart, tex 30 och 50.

Säg åt de att dom kan starta när all ahar räknat klart. Dom upptäcker rätt fort att den personen dom skulle gå till har flyttat på sig…

Ställ frågan till gruppen: Var detta svårt?

Rita ut ytterligare en axel på tavlan. Skriv “rum” på den första sätt “tid” på den nya. Hur svårt var detta på tidskalan?

I det första momentet var det – SIMPLE

I det andra momentet var det – COMPLICATED

I det sista momentet blev det – COMPLEX

Ställ frågan till gruppen: Hur ser det ut i er organisation, vart befinner ni er?

Ungefärlig poäng: Är det någon som hade velat vara projektledare för det här och tala om för folk vad dom skulle göra? antagligen inte…

När saker och ting förändrar sig över tid är det omöjligt att göra en plan eller en uppskattning.

Vi behöver förändra vår plan för att lyckas. Om de hade fått vika av och möta varandra så hade dom kunna lyckas gå till varandra, men deras plan hade varit fel.

Om man befinner sig i Complex så behöver man processer och metoder för att hantera att allt förändras, att vi inte kan analysera eller planera exakt vad vi ska göra. Därför jobbar vi Agilt, och med Lean UX. Vi levererar löpande för att skapa effekt tidigt och minska risker. Vi jobbar gemensamt och hypotesbaserat och validerar våra hypoteser med riktiga användare. Då kan man avbryta och ändra riktning för att träffa sitt mål.

När det förändrade sig även i tid så blev det helt plötsligt mycket mer komplext.

Lycka till med ditt förändringsarbete, och hör av dig om du vill ha hjälp 🙂

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *