Mia Pilebro, agil coach på Arbetsförmedlingen, och jag, genomför ett Scrum Master program med deltagare från två av enheterna på arbetsförmedlingens IT-avdelning. Programmet innehåller sex träffar med en tvådagars workshop som inledning, fyra träffar, så kallade Learning Labs, varannan vecka, och till sist en avslutande heldag för gemensam reflektion och sammanfattning av programmet. Under den andra Learning Lab-träffen som vi hade för några veckor sedan jobbade vi kring grupputveckling; hur utvecklas en grupp från det att den bildas initialt tills det att den möjligtvis blivit en högpresterande enhet? Vad är det för mönster som visas i olika faser av gruppens utveckling, dvs vad är det för beteenden vi generellt kan uppmärksamma och hur kan man beskriva vad som tar gruppens fokus och energi? Dessutom tittade vi på hur ledarens agerande behöver förändras utifrån där gruppen befinner sig i sin utvecklingsresa.
Mia och jag organiserar träffarna med korta teorigenomgångar blandat med gruppövningar för att skapa en bra miljö för lärande och utveckling. Vid detta tillfälle skapade vi en kortlek och spelplan utifrån Susan Wheelans forskning kring grupputveckling, hennes modell ”Integration Model of Group Development” (IMGD), som beskriver fem faser en grupp kan utvecklas genom:
- Tillhörighet och trygghet
- Opposition och konflikt
- Tillit och Struktur
- Arbete och produktivitet
- Avslut
Då vi endast fokuserade på de fyra första faserna under vår träff innehåller spelplanen inte den sista avslutande fasen.
Workshopen blev väldigt lyckad med både hög energinivå och ett bra lärande kring ämnet. Jag vill därför beskriva hur vi organiserade delen där gruppen fick arbeta kring grupputveckling med hjälp av kortleken vi skapade, och också dela materialet att använda hos era arbetsplatser. Länk till spelkort och spelplan finns längre ner i denna artikel.
Innan jag går vidare för att beskriva övningen vill jag bara skicka med en vänlig varning kring spelkorten; de är väldigt enkla utan några illustrationer eller bilder. Korten innehåller en kort mening eller två som fångar beteenden eller andra typer av mönster som en grupp och dess medlemmar kan visa under en viss fas i grupputvecklingen. Mia och jag (främst Mia) utvecklade spelkorten då vi förberedde träffen under några intensiva dagar. Diskussionerna som skapas med hjälp av spelkorten är det primära och det värdefulla, så genomför gärna övningen med ditt team. Forskning har visat att en grupp har större chans att utvecklas till de sista produktiva faserna ifall alla i gruppen har kunskap kring grupputveckling. Det är väl investerad tid att vika en timme med din grupp och lära er kring grupputveckling, och att göra det med hjälp av spelkorten gör övningen mer interaktiva och roligare, oavsett illustrationer eller inte 🙂
Material
Ladda ner och skriv ut spelkorten och spelplanen
Spelkorten skrivs ut på A4. Klipp ut och laminera gärna dem för trevligare spelupplevelse. Varje stadie i grupputvecklingen innehåller fyra olika delar.
Spelplanen skrivs ut som A3:or och klistras upp på ett blädderblockspapper enligt nedanstående bild:
Tid
- 60-90 min för både gruppövningar och gemensam diskussion
Struktur
Vi organiserade övningen enligt följande steg:
- 5 min: Introduktion kring grupputveckling
- 20 min: Spel kring utvecklingsfaserna och målsättning med fasen
- 5 min: Introduktion kring ledarbeteenden i de olika faserna
- 15 min: Spel kring ledarens beteenden och hållning
- 30 min: Genomgång av utvecklingsfaserna och spelkorten
Vi delade in gruppen i 3 mindre grupper med 3 deltagare i varje som fick en spelplan och kortlek var. Kör ni övningen i ett team så är det primärt utvecklingsfaserna och målsättningen med respektive fas som är intressant, dvs att genomföra steg 1-2 samt steg 5 ovan. Ledarens beteendena är mest intressant ifall ni kör övningen mot medarbetare som har en ledarfunktion och därmed behöver fundera över hur de möter en grupp på ett sätt som hjälper den att utvecklas positivt tillsammans.
1) Introduktion kring grupputveckling
Vi berättade kort om grupputveckling för att sätta sammanhanget för övningen och den fortsatta diskussionen. I stort gick vi igenom följande:
Det finns olika modeller för grupputveckling, tex IMGD och Firo, som beskriver grupputveckling ungefär på samma sätt men utifrån olika dialekter. Susan Wheelans modell, IMGD, har dock starkast forskningsevidens och det är den vi kommer jobba kring under övningen.
Forskning visar och de olika modellerna beskriver att grupper går igenom olika stadier där man börjar med att artigt känna sig för till att det börjar storma när man lär känna varandra och medlemmarna blivit tillräckligt trygga för att agera mer ärligt mot varandra. Först när man tagit sig igenom denna möjligtvis jobbiga period kan gruppen börja finna lugnet och kunna fokusera på uppgiften och att bli produktiva.
Stabila team är en grundförutsättning för att grupper skall ha möjlighet att utvecklas till högpresterande. Det finns få saker som kan försinka eller rentav stoppa upp en positiv grupputveckling som ett instabilt medlemskap. Varje möte blir en repetition av det förra mötet. Man tvingas ägna mycket tid till att uppdatera medlemmarna om vad som hände förra gången man sågs. Vi behöver förstå att när gruppsammansättningen ändras, ifall någon lämnar eller en ny kommer in i gruppen, så finns risken att gruppen halkar ner ett eller två stadier i utvecklingen.
Grupper som utvecklats till det fjärde stadiet har oftast lättare att hantera mindre förändringar i sammansättningen. Detta eftersom de successivt jobbat med att bygga upp grundtryggheten hos medlemmarna och kan möta och hjälpa in nya medlemmar på ett konstruktivt och effektivt sätt.
2) Spel kring utvecklingsfaserna
Grupperna fick en uppsättning spelkort var (se till att korten är blandade och inte i den ordning de kommer vid utskrift av spelkorten). Därefter fick de diskutera och placera ut kort för kort under 15 min.
Under denna del används spelkorten Gruppens beteenden och målsättningen med fasen
3) Introduktion kring ledarbeteenden
När deltagarna placerat ut alla korten som tillhör den första delen introducerade vi nästa del genom en kort beskrivning av ett situationsanpassat ledarskap som utgår från gruppens behov och var den befinner sig i sin utvecklingsresa.
Grunden i en ledarskapsstil karaktäriseras av hur mycket vägledning och support som ledaren ger. Effektiva ledare har förmågan att anpassa sin ledarstil utifrån den medarbetare eller den grupp som skall ledas. Det krävs olika sociala förmågor i de olika ledarrollerna som bäst hjälper en grupp utvecklas positivt genom de olika utecklingsfaserna.
Det finns således ingen stil som är mer rätt eller fel än de övriga, utan behovet av ledarstil styrs utifrån medarbetarnas behov och ledaren behöver anpassa sig så att gruppens progression främjas
4) Spel kring ledarbeteenden
På samma sätt som vid den förra omgången fick deltagarna nästa uppsättning spelkort och än en gång diskutera och placera ut korten i de faser de tycker de hör hemma. Deltagarna fick 15 minuter till denna del också.
Under denna del används spelkorten Ledarens beteende och hållning
Ett tips är att först dela ut korten som tillhör “Ledarens beteenden” och först när de lagt ut alla dessa dela ut kortet för “Ledarens hållning”. Ge därefter lite tid för gruppen att se över ledarbeteenden för att se ifall de vill korrigera något innan ni går igenom resultatet.
5) Genomgång av utvecklingsfaserna
När grupperna lagt ut spelkorten med ledarbeteenden gick vi in i den avslutande delen där vi behandlade de fyra faserna i tur och ordning enligt:
- En genomgång av vad som beskriver utvecklingsfasen
- Genomgång av spelkorten som tillhör aktuell fas
- Diskussion av kort som grupperna placerat på annan fas än den aktuella
För att göra steg två ovan lite roligare läste vi upp ett kort i taget. Ifall en grupp hade placerat kortet rätt, dvs på aktuell utvecklingsfas, ropade de ”Bingo”. Ifall de placerat kortet i en av de övriga utvecklingsfaserna ropade de ”Protest”. Om det blev “Bingo” från alla grupper placerade vi kortet på vår spelplan som sammanställning. Ifall någon grupp hade ropat “Protest” lade vi undan kortet för diskussion senare.
När vi gått igenom alla korten för aktuell fas behandlade vi de som kommit protest kring, och diskuterade tillsammans varför kortet beskriver aspekter som bäst tillhör aktuell fas.
Beskrivning av varje utvecklingsfas
Vid genomgång av de fyra utvecklingsfaserna berättade vi nedanstående innehåll. Se texten som inspiration till vad ni vill lyfta fram gällande varje fas inom grupputveckling. Har ni längre tid än vad ni hade kan det finnas vinst i att brodera ut mer än vad vi gjorde. Å andra sidan, det är ofta diskussionen som ger flest insikter och lärdomar, så vänta inte för länge innan ni går in i steget där ni går igenom hur korten har placerats ut på spelplanen.
Stadie 1: Tillhörighet och trygghet
Gruppmedlemmarna träffas för första gången och tar reda på vad de skall ha för roll och ansvar i teamet. Man är försiktig och artig för att smälta in i gruppen
Gällande roller så handlar detta inte bara om den professionella roll varje medlem skall ha i gruppen, exempelvis vilken plats jag som testare skall ha i gruppen; vad jag skall ansvara för och vilka förväntningar jag har på övriga och dessa på mig i min roll. Det handlar också om de sociala rollerna som finns inom grupper, ex: “den kreativa”, “den strukturerade”, “den följande”, “den roliga”, “den kritiska”, mm. Ofta blir fokuset på de “hårda” rollerna som kodare, testare, mm, men formeringen handlar också om hur var och en skall passa in i det sociala mönster som byggs upp. Därför viktigt att utforska varandra i början så att var och en kan finna sin roll i gruppen och bli accepterad av de övriga.
På det första stadiet uppfattar gruppen ledaren som välvillig och mäktig. Ledaren uppfattas som källan till medlemmarnas trygghet och belöningar
Börja jobba med feedback men då positiv och stärkande. Skapa tillfällen där medlemmarna kan öppna upp sig mot varandra.
Stadie 2: Opposition och konflikt
Här börjar det skapas spänningar då medlemmarna börjar lyfta sina åsikter och försöka stärka sin plats i gruppen, de initiala rollerna börjar att ifrågasättas där medlemmarnas verkliga syn på vilken roll de vill ta blir öppet för övriga, vilket kan orsaka spänningar det också.
På det andra stadiet börjar medlemmarna utmana ledarens auktoritet och kontroll. Sådana utmaningar är nödvändiga för att gruppen ska mogna. Ledarens roll måste omdefinieras för att gruppen ska ta sig vidare till mer mogna utvecklingssteg. När makten omfördelas i takt med att grupper mognar kommer alla gruppledare att uppleva hur deras inflytande och deras framträdande position reduceras
Se till att lyfta in konflikter i gruppen och hjälp medlemmarna öppna upp sig och vara ärliga mot varandra. Var vaksamma kring korridorsnack. Hanteras inte detta kommer inte gruppen mogna genom fasen. De flesta grupper fastnar här.
Stadie 3: Tillit och struktur
Konflikter börjar lösa sig, teammedlemmar uppskattar varandras styrkor och respekten för medlemmarnas expertisområden växer. Fokuset skiftar från hur man skall jobba tillsammans till att fokusera på den gemensamma uppgiften.
I det tredje stadiet är ledarens dominerande position onödig eftersom målen och rollerna då har utkristalliserats och blivit tydliga. Ledarskapet är fortfarande nödvändigt för samordningen, men nu kan både ledaren och medlemmarna delta i koordineringen av uppgifter.
Stadie 4: Arbete och produktivitet
Gruppen fungerar tillsammans som en sammanhållen enhet utan särskilt stöd från en ledare. Rollerna är inte styrande utan ledarskapet och vad var och en fokuserar på är flytande och helt styrt efter de behov som finns i stunden för att teamet skall bli framgångsrikt i att leverera mot målsättningen.
I mogna och produktiva team tar medlemmarna på sig många av de funktioner som ledaren utförde i tidigare stadier. Här måste ledarens roll bli mindre styrande och mer konsultativ
Väldigt få av alla grupper når det fjärde stadiet. För att göra det krävs att man jobbat mycket kring trygghet, att öppna upp sig mot varandra, skapa ärlighet utifrån djup tillit. Det finns en hög energinivå i en grupp som befinner sig i denna fas, och dessa grupper får en boost av produktivitet och resultat som inte grupper inom övriga faser kommer i närheten av.
Sammanfattning
Som jag skrev i inledningen har en grupp större chans att utvecklas till de produktiva faserna ifall medlemmarna har kunskap kring grupputveckling. Det finns naturligtvis många sätt att säkerställa denna kunskap; att skicka medlemmarna på extern utbildning, att organisera en bokcirkel kring en bok i ämnet, exempelvis Susan Wheelans förträffliga bok, eller på annat kreativt sätt diskutera ämnet tillsammans. Den övning som jag har beskrivit i denna artikel bygger på ett interaktivt och lekfullt sätt att bygga kunskap kring grupputveckling. Tillfället var energifyllt och deltagarna fick insikter kring grupputveckling där flera av dem också snart därefter körde övningen tillsammans med deras team med samma resultat. Både Mia och jag kan verkligen rekommendera att vika en tid med din grupp åt övningen, och använd gärna vårt material ifall det skulle vara till hjälp.
Thank You