En definition av Agilt mindset

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Vad är ett Agilt mindset och hur beskriver man det?

Det är en fråga jag fick finna svar på i och med det sista tillfället i Scrum Master programmet Mia Pilebro (agil coach på arbetsförmedlingen) och jag genomförde på Arbetsförmedlingen. Denna artikel beskriver den definition jag landade i, resonemanget bakom samt varför detta är viktigt då man förändrar en organisation mot en Agil kultur och arbetssätt. De definitioner jag hittade när jag sökte svar på frågan kändes inte kompletta, enligt mitt tycke. Efter diskussion med mina kollegor på Crisp, och med Mia, landade jag i en definition som består av ett antal påståenden, hållningar och en intention.

Inledning

Det är spännande med insikter och finna saker som kan förbättras. När jag agerar som agil coach hos kunder gillar jag att agera efter det konkreta; att skapa sammanhang som på sikt möjliggör att medarbetare och chefer får insikter kring vad Agile handlar om; att få förståelse för vad värderingarna och principerna säger genom att göra. Jag försöker att inte prata så mycket fluff-fluff och att prata för mycket om abstrakta saker. Jag är väl medveten om att jag inte lyckas med ambitionen men som vägledning hjälper det mig i alla fall att inte gå till överdrift. Det är min övertygelse om att vi lär bäst genom att göra, där det abstrakta får mening utefter konkreta erfarenheter. Vi är en bransch som gillar begrepp och teoretiska resonemang. Dock hjälper det sällan team och medarbetare ifall vi som coacher slänger oss med termer som inte definieras eller kopplas till det konkreta. 

Ett område som jag upptäckte att jag använder mig av ett begrepp där jag inte hade en egen konkret och tydlig definition för är Agilt Mindset. Det pratas allt mer om vikten av att förändras mot en agil kultur. Vi har de agila värderingarna och principerna att utgå från när vi pratar om den kultur vi vill skapa och har dem som bas för att diskutera och finna lämpliga arbetssätt. De agila värderingarna och principerna skapar något konkret att prata kring när vi diskuterar kultur. Det pratas också allt mer om vikten att vi anammar ett agilt mindset för att en agil förändringsresa skall bli framgångsrik, så också gör jag. I det Scrum Master program som Mia Pilebro och jag genomfört hade vi vikt ett tillfälle till att diskutera och jobba kring vad ett Agilt mindset är. Vid förberedelsearbetet för träffen så tog jag delen kring definitionen av Agilt mindset och Mia andra delar, och jag började fundera på vad vi skall säga. Jag får erkänna att jag fick börja lite från början för att finna, eller snarare skapa, en definition som kan hjälpa deltagarna få förståelse för vad detta mindset handlar om. Det arbetet gav denna blogg som resultat, med förhoppningen om att den kan hjälpa andra att få en bättre bild av ämnet.

Andras tankar kring Agilt mindset

Googlar man på Agile mindset får man över 11 miljoner träffar, så det finns rätt många artiklar där ute som skriver om ämnet. Några av de som hamnade överst i min listning försöker sig på att definiera detta förhållningssätt, där alla har sitt egna sätt att beskriva det på. Exempel på definitioner jag hittade är:

“The set of attitudes and beliefs supporting an agile work environment, so that teams can become high-performing”

https://www.infoq.com/articles/what-agile-mindset/

Väldigt fluffig definition som i alla fall inte säger mig mycket om vad människor med ett starkt Agilt mindset faktiskt tror på och agerar utifrån. En annan definition i samma artikel som ovan är:

“An agile mindset is the set of attributes supporting an agile working environment. These include respect, collaboration, improvement and learning cycles, pride in ownership, focus on delivering value, and the ability to change” 

Detta är mer en beskrivning av vad personer som har ett agilt mindset värderar, inte vad det är för glasögon de bär och den syn på världen de har, som gör att de värderar dessa ting. Jag håller helt med om att det definitionen ovan listar är aspekter som är starka hos personer med ett starkt agilt förhållningssätt, men jag tycker inte det fungerar som definition. Jag hittade också vad Denning skriver om agilt mindset, där han definierade det som

“Practitioners are thus said to have an Agile mindset when they are preoccupied—and sometimes obsessed—with innovating and delivering steadily more customer value, with getting work done in small self-organizing teams, and with collaborating together in an interactive network

https://www.forbes.com/sites/stevedenning/2019/08/13/understanding-the-agile-mindset/#709614465c17

Ovanstående definition beskriver vad personer som har ett agilt mindset gör, så återigen anser jag att man missar att beskriva vad det är för förhållningssätt som genererar dessa beteenden. Så, den sista av de som jag tar upp här och som jag hittade:

“Having an agile mindset is about adding value from the outset and working collaboratively with others by sharing the same common goal and using a continuous improvement process”

https://medium.com/agile-it/agile-mindset-starts-with-you-568b544e17ae

Bra innehåll men lite för torftig för att fånga folks uppmärksamhet. Det jag läste och de definitioner jag hittade fångar inte, enligt mitt tycke, vad ett Agilt mindset handlar om. Jag tog en dialog med en del av mina kollegor på Crisp, och från det växte det fram en som jag gillar. Innan jag går in på det vill jag dock vika lite utrymme till att titta på vad mindset egentligen betyder.

Vad betyder mindset?

Efter ett visst letande hittade jag en artikel med ett resonemang kring mindset som kändes klargörande. I den definierar författaren mindset som:

“Your mindset is your collection of thoughts and beliefs that shape your thought habits.  And your thought habits affect how you think, what you feel, and what you do. Your mind-set impacts how you make sense of the world, and how you make sense of you”

http://sourcesofinsight.com/what-is-mindset/

Det vill säga att de underliggande tankarna och trossystem du bär inom dig formar hur du tolkar det som händer i din omvärld, och styr hur du agerar och känner kring det som möter dig. Vi bygger successivt upp en tro på hur saker fungerar, skapar förklaringsmodeller som ger mening kring det som händer. Får vi bekräftelser på dessa förklaringsmodeller blir de allt starkare inom oss och genererar oftare beteenden som ligger i linje med modellernas verklighetsuppfattning och beteendemönster. Föreställningarna blir en del av oss och styr vårt handlande, de blir glasögonen som vi ser världen genom.

För att konkretisera ovanstående något kan man se ens mindset som en (stor) mängd påståenden kring hur världen och aspekter av denna fungerar som man tror är sanna. Om jag utgår från mig själv tror jag exempelvis att följande påståenden är sant:

  • Människors beteende styrs till stor del av det system de agerar i

Det vill säga att det sammanhang vi agerar i, exempelvis inom en organisation; dess strukturer och arbetssätt samt kultur, driver oss att agera på ett specifikt sätt. Denna sanning får mig att i stället för att skuldbelägga individen primärt leta efter systemiska orsaker till beteenden jag möter som inte är så konstruktiva. 

De påståenden som vi bär inom oss och som driver våra beteenden kan förändras. Dels sker det av sig själv över tiden när vi möter i livet och de olika sammanhang vi agerar i, samt de utmaningar vi ställs inför. Få av oss bär samma föreställningar idag som vi gjorde när vi var tonåringar (kanske tack och lov för det…). Men man kan också förändra dem medvetet genom att försöka synliggöra vilka föreställningar som man har idag som kanske inte är så konstruktiva längre där vi agerar just nu, och därefter försöka omforma dem till föreställningar som är mer hjälpsamma. Ett exempel på en föreställning jag burit tidigare som jag medvetet arbetat på under lång tid tillbaka är:

  • Chefer orsakar de negativa effekter anställda upplever i de flesta organisationer

På grund av denna föreställning har jag mött chefer rätt kritiskt samt haft svårare att samarbeta med dem. I och med min roll som coach där jag allt mer hjälper chefer navigera i agila förändringar, ställde min föreställning till det mer för mig. Jag bär inte denna föreställning idag, i alla fall inte lika tydligt och starkt som tidigare. Jag har jobbat medvetet på att bearbeta den men den har också invaliderats av erfarenhet, och jag fått en mer nyanserad och vettig syn på det faktiska bidrag och värde chefer ger inom organisationer. Jag har sett hur starkt också chefer påverkas av aktuellt system, hur alla kämpar, chefer såväl som medarbetare, för att prestera inom rådande strukturer, arbetssätt och kultur. Jag har mentalt flyttat in cheferna in i systemet tillsammans med medarbetarna, där alla påverkas negativt av aktuella system och att de flesta gör så gott de kan utefter de förutsättningar som råder. Denna mentala resa i samverkan med samarbeten med chefer har format en ny sanning som numera säger:

  • Chefer är fångade i dysfunktionella system som hindrar dem att agera efter sin förmåga de har inom sig.

Ovanstående kan kännas självklart för de flesta men det har varit en lång och betydelsefull inre resa för mig att förändra hur jag tänker kring människor jag möter i chefsrollen. Som alltid när en sanning invalideras och ersätts med en ny är det svårt att gå tillbaka, att ens förstå hur resonemanget kunde vara så som det var innan; jag har fått nya glasögon som jag ser världen genom. 

Författaren till ovanstående citerade artikel om mindset kopplar också mindset till attityd, som definieras enligt:

“manner, disposition, feeling, position, etc., with regard to a person or thing; tendency or orientation, especially of the mind”

En översättning av ovanstående definition av attityd är hållning; dvs ett förhållningssätt som man agerar efter. Exempel på hållningar är: en negativt orienterat förhållningssätt, ett coachande förhållningssätt, ett styrande förhållningssätt, ett samarbetsorienterat förhållningssätt. Hållningar fångar en samling beteenden som man agerar efter då man möter och hanterar en situation man sätts i. 

Våra sanningar formar vår attityd, som i sig förstärker det du tror är sant. Dvs, din hjärna och din kropp och de beteenden du visar är sammanlänkad där de påverkar varandra i att forma hur vi möter vår omvärld. 

När jag utforskade och letade efter bra definitioner av ett agilt mindset skickade Joakim Sundén en presentation av Ahmed Sidky som fångade mitt intresse. I en av sidorna i presentationen visar han följande bild

Vårt mindset formar oss till att värdera vissa saker framför andra, och att anamma principer som gör dessa värderingar levande. Våra värderingar och principer gör att vi föredrar vissa tekniker och arbetssätt framför andra. Skall vi försöka definiera vad ett Agilt mindset är så behöver vi därför gå bortom det vi gör eller det vi värderar. Vi behöver finna vad vi i den agila världen tror är sant och som skapar mening i de värderingar och tekniker vi argumenterar för, och vad det är för hållningar som orienterar våra beteenden så att de ligger i linje med det vi värderar. Förutom dessa två tror jag också att människor med ett Agilt mindset bär en stark intention i det de gör; en intention som kommer från de sanningar de bär och sätter ett fokus i de hållningar de agerar efter. Intentionen gör sanningarna levande och skapar energi i de beteenden som växer fram från hållningarna. 

Påståenden vi ser som sanna

Går jag tillbaka till 90-talet då den agila rörelsen startades i och med alla framväxande lättviktsmetoder, som XP, Scrum, Adaptive Software Development, Crystal-familjen, mm, så är det fyra starka trosuppfattningar som alla dessa utgår från:

  • Jag agerar i den komplexa domänen
  • Allt kan förbättras
  • Hög kvalitet är en förutsättning för långsiktig snabbhet
  • Jag vill göra skillnad för användaren

Det ovanstående är sanningar som man tolkar det som händer och tar beslut från, och identifierar de förändringar som behöver ske för att man skall bli framgångsrik inom produktutveckling. Det finns flera påståenden som kommer från de ovanstående; exempelvis, tittar vi på den första påståendet; att vi agerar i den komplexa domänen, ger den följande sekundära påståenden människor i den agila rörelsen troligtvis anser är sanna:

  • Jag lär mig genom att göra
  • Jag behöver återkoppling för att lära mig
  • Jag tjänar på att vara transparent kring allt jag gör
  • Allt är gissningar tills det konkretiseras med en lösning
  • Spekulativt arbetssätt riskerar att skapa saker användaren inte behöver
  • Det krävs ett team för att lyckas
  • hellre lite kaos än för mycket byråkrati 

Det andra påståendet har också flera implikationer: jag själv kan ständigt förbättras hur jag agerar och presterar inom min profession, den kod, ifall jag är en programmerare, kan alltid förfinas så att den innehåller mindre teknisk skuld och uttrycker sin intention bättre, teamets förmåga att samarbeta kan alltid utvecklas lite mer, den tjänst vi utvecklar åt användarna kan alltid göras något bättre så att de upplever bättre värde, osv. Är denna sanning stark så skapar den ett starkt driv för att leta efter möjligheter till förbättring. 

De inre påståenden som vi bär med oss fungerar som glasögon vi ser världen genom. Det är tankarna som florerar inom oss när vi ställs inför utmaningar och som hjälper oss identifiera vilken väg vi skall ta framåt. 

Hållningar vi agerar efter

Påståendena manifesteras också som ett antal hållningar som personer med ett starkt Agilt mindset tydligt agerar efter. 

  • Kundorienterad: Alla de jag mött som har ett väldigt starkt Agilt mindset visar ett stort kundfokus; kunden finns närvarande i deras medvetande i allt de gör och de har ett vägledande mål att maximera den effekt deras användare känner och får från de resultat produktutvecklingen ger.
  • Helhetsorienterade: Fokus är att förstå helheten, sammanhanget man agerar i, och att försöka optimera helheten framför delarna. Detta visar sig exempelvis genom att det finns ett driv i att försöka se hela flödet från det att ett behov skapas tills detta är tillfredsställt genom nya eller förändrade funktioner i systemet, och att optimera så att flödet strömmar så snabbt och smärtfritt som möjligt.
  • Experimentorienterad: De är experimentellt orienterade där allt de gör kan ses som tester vars syfte är att bygga kunskap och från denna, hjälpa till att navigera fram mot måluppfyllelse och god effekt i slutändan. 
  • Samarbetsorienterand: De är extremt samarbetsorienterade där de konstant söker möjlighet att etablera bra samarbete inom det team de själva tillhör och omgivningen de behöver samarbeta med. För att stärka möjligheten att samarbeta är de öppna kring sina egna uppgifter och resultat och är fokuserade på de gemensamma målsättningarna för att hjälpa helheten komma i mål. 
  • Kvalitetsorienterad: De arbetar för att säkerställa högsta möjliga kvalitet i både kod och gränssnitt, allt för att säkerställa att de har en minimal ryggsäck av teknisk skuld att bära framöver som riskerar att sakta ner utvecklingen och möjlighet att justera efter nya behov. 
  • Leveransorienterad: De utgår från att det endast är genom att få ut saker som värde realiseras samt att ger förutsättning för kraftfull återkoppling på lösningar och hypoteser som drivit utvecklingen; ju snabbare dessa leveranser kan ske ju bättre resultat kan vi nå både på kort och lång sikt. Det finns ett driv i att ständigt försöka korta ner tiden från något gjorts tills det att leveransen är ute. 
  • Förbättringsorienterad: Framför allt söker de ständigt efter möjligheter att förbättra sig själva, det arbetssätt som teamet använder sig av, och organisationen i stort.  Förbättringsfokuset ligger inom alla de övriga hållningarna ovan; de letar sätt att bli än bättre på att samarbeta, på att leverera oftare och snabbare, att höja kvalitetsnivån och att leverera än mer nytta till de användare de tjänar. 

Det är rätt många hållningar som beskriver den orientering som ingår i ett Agilt mindset. Jag har dock svårt att ta bort någon av dessa då vi i så fall kommer att tappa ett fokus som är väldigt tydligt hos personer med ett starkt Agilt mindset, och som skapar den kraft som agilitet behöver för att ge effekt i slutändan. Jag har svårt att se att det, exempelvis, går att ta bort ett starkt leveransfokus och samtidigt kunna skapa en lärande miljö där individer, team och organisation successivt lär sig kring de behov kunden faktiskt har. Eller, det är svårt att se att en person kan bära ett Agilt mindset utan att vara extremt kvalitetsorienterad; utan att varje individ inom organisationen tar 100% ansvar för kvaliteten i det som hen levererar och samtidigt långsiktigt säkerställa värdeskapande för kunden. 

Intention

Den tredje komponenten som behövs för att fånga ett agilt mindset är den starka intention som de drivs av, vad personer med ett starkt Agilt mindset har som målsättning och riktning i sitt agerande som professionella. 

Då jag agerar i den komplexa domänen söker jag återkoppling och samarbete i allt jag gör. Detta för att bygga kunskap kring användares behov och lämpliga lösningar på dem. Jag säkerställer minimala och rena tekniska lösningar så att jag kontinuerligt och snabbt kan anpassa och förändra denna. Ju snabbare jag kan omsätta ny kunskap i levererade lösningar ju bättre är det för alla parter, mig själv inkluderat.

En definition

Så definitionen av ett agilt mindset innehåller tre beståndsdelar, som alla krävs för att få den kraft i arbetet och det kontinuerliga förbättringsarbetet en agil kultur innebär. 

  • Ett antal påstående jag anser är sanna
  • Ett antal hållningar jag agerar efter
  • En intention jag väljer att agera utifrån. 

Alla dessa hänger ihop som en helhet som stärker och bygger på varandra, och som ger en emergent effekt som vi kan kalla för ett agilt beteende om de är närvarande. 

Har man de hållningar jag beskrev ovan men inte ser sanning i påståendena, exempelvis att man inte ser vår domän som komplex utan att våra uppdrag i stället är förutsägbara och att vi befinner oss i en stabil miljö, då kommer man knappast att med kraft söka efter arbetssätt som baseras på ett iterativt approach. Troligtvis kommer man förespråka mer sekventiella angreppssätt och primärt söka starkt samarbete med andra medarbetare inom sitt egna skrå och profession snarare än tvärfunktionellt. Det är positivt med starkt samarbete inom olika professioner men det räcker inte; för att angripa komplexa problem behöver vi även ha starkt samarbete mellan olika professioner och perspektiv. På samma sätt, tror man på påståenden men inte agerar efter hållningarna så blir det rätt kraftlöst inom team och organisation; vi förstår hur vi borde angripa problem men vi agerar inte därefter. Till sist, utan en tydlig intention blir agerandet rätt ensidigt orienterat utåt med låg nivå av självreflektion och förbättring av sitt egna agerande och förmåga att ge värde i utvecklingen. Intentionen ger möjlighet att bli medveten om eventuella gap i sitt egna beteenden och vad som kan förbättras för att hjälpa team och organisation nå bättre resultat i framtiden

Fixed/Growth mindset

Den agila rörelsen har ofta relaterat det agila mindset till Carol Dwecks forskning och beskrivning av ett Fixed och ett Growth mindset. Carol Dweck är professor i psykologi med fokus på forskning inom motivation, utveckling och personlighet, och hon beskriver i Boken Mindset hur vi som individer kan delas upp utifrån hur vår uppfattning om varifrån våra förmågor kommer


https://twitter.com/wayfaringpath/status/539769374739947521/photo/1
  • Fixed mindset: att intellekt, egenskaper och fallenheter är födda aspekter av personligheten, mina förmågor är som min längd, antingen har jag dem eller inte.
  • Growth mindset: förmågorna är utvecklingsbara och beror på hårt arbete, träning och input från andra. Mina förmågor är som mina muskler, träningsbara, ju mer jag tränar du mer utvecklas jag. 

Vi är inte alltid medvetna om vårt mindset men det går att utröna utifrån beteenden som visas, och är extra tydligt vid misslyckande av olika slag.

Personer med fixed mindset är rädda för att misslyckas för att det är en negativ återkoppling om att de saknar förmågor. Personer med growth mindset är inte rädda för att misslyckas då de ser det som en möjlighet till lärande och utveckling. Vi är alla en mix av både fixed och growth mindset där vårt mindset skiftar utifrån vår tro på vår förmåga inför en given arbetsuppgift. Vår möjlighet att skifta mot ett growth mindset är beroende av det sammanhang vi befinner oss i, och hur vi möts av omgivningen, men kan också tränas genom att vara medveten om sin inre dialog och fånga sig själv när det fixerade tankesättet väcks till liv inombords.

Beskrivningen av ett growth mindset rimmar väl med ett agilt förhållningssätt; fokus på lärande, se misstag och misslyckande som möjligheter till förbättring, anta utmaningar för att generera nytta till användare, för att nämna några. Jag anser dock att ett Agilt mindset inte är samma sak som ett growth mindset. Agile förutsätter ett growth mindset men som jag har beskrivit ovan handlar ett agilt mindset om mer än så.

Varför bry sig om mindset?

Så varför är det viktigt att försöka definiera vad ett Agilt mindset är? Det är vårt förhållningssätt, vår syn på hur världen fungerar, som gör att vi värderar vissa saker framför andra. Tror man att produktutveckling är mekaniskt arbete som är förutsägbart bara man lägger ner tillräcklig energi i analysarbetet, så är det naturligt att föredra och förespråka en sekventiell metod för utvecklingsarbetet. Tror man däremot att produktutveckling handlar om att hantera komplexa utmaningar där det inte är möjligt att tänka sig fram till lösningar som genererar värde, väljer man hellre iterativa arbetssätt där man tar små steg mot en given målsättning. En kultur är det kollektiva beteende och synsätt som finns inom en organisation, och för att få ut positiv effekt inom produktutveckling behöver vi etablera en Agil kultur, som genereras av att var och en bär ett Agilt mindset inom sig. Detta är i linje med det som Ahmed Sidky förträffligt beskriver i sin presentation kring agilitet på organisationsnivå:

“Organisational Agility is a culture inline with the values and principles of Agile, supported by the organisational ecosystem and manifested through personal and organisational habits (how work really gets done around here)”

Att organisationen är kongruent gällande kultur och agerande sprunget från förhållningssätt och värderingar fångat i det agila manifestet. 

Sammanfattning

Det har varit intressant att utforska hur man kan definiera ett agilt mindset; det gav mig tillfället att mentalt resa tillbaka till 90-talet då jag upptäckte lättviktsmetoderna, och då särskilt XP, och tiden då jag slukade alla böcker i området jag kunde komma över. Den tiden formade mig väldigt mycket och planterade in föreställningar kring vår bransch och värld som fortfarande är verkningsfulla i min vardag och profession. Jag kan verkligen uppmuntra att ni utforskar ämnet själva, och ni kan naturligtvis utgå från definitionen jag har beskrivit i denna artikel som utgångspunkt. Oavsett definition är det dock viktigt att få förståelse för och agera efter de fyra viktiga föreställningar kring komplexitet, kundnytta, förändring, och teknisk excellens; utan dessa är det svårt att få ut effekten av Agile då den bygger på kraften dessa skapar tillsammans. Detta är extra viktigt ifall ni försöker förändra en hel organisation mot en Agil kultur och arbetssätt, dvs skala agilt till organisationsnivå. Säkerställ att ni bygger er organisation utifrån en möjlighet att vara flexibel och anpassningsbar för att kunna möta komplexa utmaningar, vilket kräver en teamcentrerad struktur och hög nivå av autonomi och delegerat ansvar. Säkerställ också att det finns ett fokus på att bygga excellens inom lösningsframtagande. En bra temperaturmätning här är att fråga era medarbetare hur stolta de känner för de tekniska lösningar de arbetat fram under dagen och ifall det finns någon teknisk skuld som borde tas hand om. Och till sist, oavsett storlek på organisation och hur många team ni har, säkerställ att kunden och användaren är närvarande hos alla medarbetare, ständigt och kontinuerligt. Kan inte varje team ha direktkontakt med dessa så säkerställ att det är kristallklart vilka de är, vilka behov de har och varför det är viktigt att hjälpa dem med detta. Allt utgår från kundnyttan skapar mening i vårt arbete och ger motivation till den ansträngning våra uppdrag ofta kräver. 

Till sist vill jag påpeka att det nödvändigtvist inte finns något rätt eller fel gällande de mindset vi bär inom oss och som vi agerar efter. Däremot kan vissa av våra inre sanningar leda till beteenden som inte är konstruktiva för oss i de sammanhang vi idag agerar i. Vi utvecklar och förändrar ständigt våra föreställningar, där en del skapades tidigare i livet då vi agerade i helt andra sammanhang än vad vi gör idag, och det är inte säkert att dessa är hjälpsamma längre. Därför är det värdefullt att reflektera kring de beteenden man visar, och från dem försöker finna vad det är för sanningar som gör dessa naturliga. Genom detta öppnar vi möjligheten att omdefiniera hur vi ser på omvärlden och då särskilt inom områden där vi idag stöter på problem. Jag kommer att återkomma mer om detta i en kommande artikel. 

2 Comments

  • 1
    2020-01-22 - 14:42 | Permalink

    Tack för en bra artikel. Jag gillar verkligen dina tankar och uppskattar att du tagit dig tid att formulera dem.

  • Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.