Nyligen så hjälpte jag till med att planera och facilitera en affärsplanering hos en kund. Då jag tycker både utfallet och genomförandet var väldigt bra så kommer här en beskrivning av vad vi gjorde och de olika övningar vi hade. Det var en relativt stor grupp som samlats föra att genomföra den årliga affärsplaneringen, vilket syftade till att utifrån företagets övergripande mål finna vad denna avdelning skall göra under året som kommer. Alla som varit med på dessa tillställningar vet att de kan vara rätt tunga och inte alltid kopplade till medarbetarnas vardag. Jag känner dock att detta tillfälle bröt traditionen, mycket på grund av att de aktuella cheferna fokuserade på att jobba kring det positiva och möjligheter i stället för problem och hinder.
Det var en grupp på 30 personer fördelade i två olika linjegrupper, och huvudmålet var att finna förändringsåtgärder för året som kommer. På vägen mot det målet, en väg som var lika viktig som slutmålet i sig, jobbade gruppen kring sin historia, arbetade fram en mission och sedan en framtidsbild om var de vill vara fem år framåt i tiden.
Jag var med under förberedelserna av denna dag och faciliterade själv eftermiddagspasset. Henrik och Helen, de två gruppcheferna faciliterade förmiddagen under arbetet med historien och missionen.
I en kommande post kommer jag att berätta lite kring Appreciative Inquiry, en förändringsprocess baserad på positiv psykologi, och hur den väl passar ihop med en systematisk förändringsprocess som Toyota Kata. Även om denna workshop inte var renlärig någon av dessa processer, hade jag dem i bakhuvudet under planeringen och mycket av dess tankar återkommer i de olika övningarna. Denna post är dock mer en händelserapport av denna aktuella workshop.
Upplägg
Agendan för dagen var:
- Arbeta fram en tidslinje från första persons anställning till idag (från 1970 framåt)
- Arbeta fram en mission för avdelningen
- Etablera en visionsbild fem år framåt
- Definiera målbilder där avdelningen skall vara om ett år
- Definiera åtgärder som skall genomföras under året för att nå målbilderna
Vi hade ett stort konferensrum till vårt förfogande samt ett antal mindre rum där grupparbeten genomfördes. Tyvärr var borden fasta så det gick inte att skapa gruppmöblering i det stora rummet. I övningar som detta är det bra att ha alla samlade i samma rum under hela tillställningen. Det är då lättare att växla mellan grupparbete och korta presentationer. Under grupparbete så divigerar grupperna tankemässigt från varandra, vilket är bra. Det är dock viktigt att konvergera frekvent, vilket händer då man får lyssna och se vad övriga grupper gör. I och med att grupperna var utspridda under gruppövningarna så minskade vi därmed frekvensen av presentationer då vi annars skulle spenderat för stor del att förflytta oss mellan rummen.
Tidslinjen
Att arbeta fram en tidslinje över en period bakåt är en vanlig övning att börja med under retrospektiv. Övningen hjälper en grupp att komma ihåg vad som har hänt under den tid som man skall reflektera över. Den hjälper gruppen att komma ihåg signifikanta händelser och därmed kunna länka dem till det resultat man skapade tillsammans. Tidslinjen kan med fördel användas till att synliggöra andra aspekter också. Jag har tidigare använt den under en team uppstart där varje teammedlem fick berätta sin historia 10 år bakåt. I denna workshop fick medarbetarna berätta hela avdelningens historia från det att den bildades på 70-talet till idag.
Gruppen delades in i 6 grupper baserat på år på banken. Dessa fick sedan tillsammans identifiera signifikanta händelser under åren från deras anställning började till idag. De jobbade kring både positiva händelser och negativa händelser. Varje grupp presenterade sedan sina lappar och placerade ut dem på tidslinjen där de positiva placerades över linjen och de negative under. Bilden ovan visar resultatet där gröna och orange lappar visar olika händelser.
Efter alla grupper presenterat hjälpte Henrik gruppen att finna lärdomar som går att dra från historien. Dessa lärdomar skrevs ner på rosa lappar och sattes upp på tidslinjen.
Detta är en väldigt bra övning som ger en samsyn kring den gemensamma historien, och som ofta ger en stolthet och positiv energi för det fortsatta arbetet. Det är ofta så att det är mest positiva saker som kommer fram; vi har en naturlig tendens att komma ihåg och fokusera på det positiva när vi tillsammans tänker tillbaka på vår historia. En miss som vi gjorde under denna del var att inte vara konsekvent med färgerna på postit lapparna. Tidslinjen blir kraftfullare visuellt om varje färg representerar någon typ av information. I detta faller borde vi haft enbart gröna lappar för händelser och sedan rosa lappar för lärdomar.
Det går att basera en hel retrospektiv på bara denna övning, där man kan jobba vidare mer utförligt på lärdomar och utifrån dem måla upp framtiden. Nu lämnade vi historian i och med denna övning, men tidslinjen hängde kvar på väggen under hela dagen, och var naturligtvis kvar i medarbetarnas medvetande när de fortsatte med nästa steg.
Mission
Efter tidslinjen arbetade gruppen, faciliterad av Helen, fram en mission för deras arbete. Upplägget var väldigt intressant där de först jobbade kring ett negativt perspektiv för att därigenom se effekterna av deras gemensamma arbete. Avdelningen delades in i sex grupper som fick jobba kring frågeställningen:
Vad blir konsekvensen av att teamet inte finns?
Varje grupp satt och diskuterade och författade ner effekter som skulle inträffa om teamet helt plötsligt slutade jobba/försvann. Och sedan presenterades detta för varandra. Bilden nedan visar de effekter som en av grupperna såg skulle uppstå om avdelningen försvann.
Efter presentationen fick alla rösta på de största effekterna genom att varje person fick sätta ett streck. Det var intressant att se att identifierade effekter var väldigt långtgående; det var inte bara avdelningen eller företaget som skulle få problem om avdelningen och dess anställda försvann, utan även Sverige som nation. Utifrån en motivationsaspekt så är det klart att det känns motiverande att arbeta i sammanhang som ger bidrag även på nationell nivå. Detta är en av aspekterna i Motivation 3.0 där Daniel Pink visat att det är motiverande att jobba kring ett syfte som är utanför och över dem själva. Att titta på konsekvenser av att gruppen inte finns med längre är ett bra sätt att hitta det som gruppen egentligen arbetar för.
Som nästa steg i denna övning återgick grupperna till att finna en formulering som kan fungera som en mission för avdelningen. Tanken var att missionen skulle bygga på de största effekterna avdelningen har på företaget och samhället. Alla medarbetare röstade sedan fram den version de kände var attraktivast.
Vision
Efter lunch bytte vi fokus från historien till att titta framåt i stället. Målet var att först arbeta fram en vision som beskriver avdelningen utifrån olika aspekteter fem år framåt i tiden, och att sedan hitta åtgärder som förflyttar avdelningen mot den visionen.
För att sätta gruppen i rätt mentala tillstånd berättade och visade jag en historia där de befinner sig i framtiden och har upplevt en stor framgång. Jag visade blädderblockspapper med en framtidsbeskrivning och med målbilder för de tre områdena teamwork, kunder och värderingar som grupperna skulle jobba kring.
Målbilderna ger riktning åt tankar och diskussioner; vad är det som har hänt och hur fungerar det då man upplever den beskrivna situationen. Målbilderna skall vara positivt orienterade så att de öppnar upp möjligheter och nyfikenhet. Tanken är att målbilden skall få deltagarna att fundera på hur det fungerar hos dem då de känner så som målbilderna beskriver. Exempelvis, hur fungerar teamarbetet och vilket stöd har den då den beskrivs som ”Energiskt, högproduktivt där de anställda tycker det är skoj att arbeta”?
Framtiden arbetades fram genom först affinity mapping där grupperna strukturerat brainstormade och skapade samsyn. Det är bra att ge lite vägledning på vad man kan fundera över. I nedanstående bild ses de strukturella aspekter av en organisation som de kunde ha i åtanke. Vad är det för ledarskap som finns och hur fungerar det, då teamarbetet upplevs som målbilden? Hur fungerar kommunikationen och vilka processer arbetar man efter, osv.
Syftet med delövningen var att hjälpa grupperna komma igång med samtalet om framtiden och hur man vill att den skall vara. Det tog ett tag innan grupperna kom igång, vilket inte är ovanligt då vi är ovana att diskutera och drömma tillsammans på detta sätt. Det är bra att ha lite längre tid för denna första övning som startsträcka utan allt för stor stress.
Efter brainstormingen fick de omvandla affinity mappen och diskussionerna de haft till en visuell bild av framtiden. Nedan visas de två bilderna som arbetades fram kring teamwork.
Detta är en himla bra övning för att fördjupa samtalet och hitta aspekter i det man pratar om som man inte tänkt på innan. Att konvertera en textuell beskrivning till bilder kräver att man pratar ihop sig mer om vad man egentligen menar för att kunna finna symbolik som beskriver framtiden.
Den ena bilden ovan visar, bland annat, samarbete, visualisering, kunskapsöverföring och den andra använder symboliken med ett fotbollslag för att visualisera hur de vill att teamarbetet skall fungera. Den senare gruppens diskussioner kring fotbollsmetaforen gav tankar kring samarbete inom teamet, tydliga ansvarsområden men samtidigt T-form för att kunna hjälpa till där det behövs. Dessutom gav fotbollsmetaforen bra diskussion kring chefens roll. De vill ha en chef som fungerar mer som en coach och arbeta kring förutsättningar och strukturer innan match (projekt) för att därefter mer observera och stötta medarbetarna.
Målbild och åtgärder
När framtidsbilden var klar så fick grupperna arbeta fram en tydligare beskrivning av avdelningen om ett år. Målbilden beskrevs genom meningar och organiserade enligt de strukturella aspekterna som visades ovan. Efter framarbetad målbild jobbade grupperna kring aktiviteter som kan leda avdelningen mot målet och visionen. En del grupper jobbade med dessa två saker parallellt, dvs både identifierade mål och aktiviteter samtidigt, medan andra först diskuterade målbilden för att sedan jobba kring aktiviteter.
Aktiviteterna kategoriserades sedan i en matris på effekt och insats, för att identifiera de åtgärder som får störts effekt med minst insats, och därefter de som får stor effekt men som kräver mer för avdelningen. Denna matris var ritad på blädderblockspapper som grupperna sedan plockade med sig och presenterade för alla som avslutning
Sammanfattning
Jag tycker det var en lyckad workshop. Trots att det var en stor grupp och arbetet bedrevs växelvis i grupprum spridda över två våningar, vad det bra med energi under hela dagen. Sista presentationen slutade prick på planerad sluttid, vilket var extra roligt 🙂
Avdelningen fick med sig visualiserade visioner, mer konkreta målbilder och ett antal åtgärder de kan genomföra under året. Ett bra sätt att driva förbättringsarbetet framåt efter en dag som detta är att visualisera målbilder och åtgärder på en Scrum/Kanban tavla, och ha periodiska träffar framför denna för att planera om och arbeta kring det gemensamma förbättringsarbetet. Det är också bra att periodiskt arbeta om, fördjupa förståelsen av och förändra målbilden för året. Detta så att man håller en bra energinivå kring förbättringsarbetet året ut.
